Ofício: O Ofício tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e também com particulares.
Memorando: O Memorando serve para a comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, (mesma hierarquia ou não) é forma de comunicação eminentemente interna.
Os pronomes de tratamento só podem ser abreviados a partir da segunda vez que aparecem no texto, exceto nas correspondências dirigidas a chefes de poder , caso em que não poderão ser abreviados.
Exemplo:
Atenção:
Correio Eletrônico
Definição e finalidade
O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos.
Forma e Estrutura
Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial (A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais).
O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente.
Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo.
Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento.
Valor Documental
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, i. é, para que possa ser aceito como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
Data:
Em um memorando expedido no primeiro dia do mês de fevereiro do corrente ano, a forma correta de indicar a data seria “Em 1.º de fevereiro de 2012”.
Em um memorando expedido no primeiro dia do mês de fevereiro do corrente ano, a forma correta de indicar a data seria “Em 1.º de fevereiro de 2012”.- correto- as formas “num, no, na, nos, nas etc” devem ser evitadas, usando-se “em um, em o, etc.”
No Memorando, não é necessária a especificação do Local, uma vez que memorando é para circulando interna entre departamentos de um mesmo órgão.
· Ofício: Brasília, 1º de fevereiro de 2012.
· Aviso: Brasília, 1º de fevereiro de 2012.
· Memorando: Em 1º de fevereiro de 2012.
O primeiro dia do mês é o único que se expressa desta forma: 1.º
De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República de 2012, devem ser tratados por Vossa Excelência:
· Juízes: SIM
· Ministros de Estado: SIM
· Procuradores: NÃO – Usa-se Vossa Senhoria mesmo.
· Reitores: NÃO – Usa-se Vossa Magnificência, tratamento empregado por força de tradição em comunicações dirigidas aos reitores de universidades.
O aviso é documento emitido por ministro de Estado para destinatário de mesma hierarquia e segue o modelo do padrão ofício.