Normas para Correspondência Oficial

Ofício: O Ofício tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e também com particulares.

Memorando: O Memorando serve para a comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, (mesma hierarquia ou não) é forma de comunicação eminentemente interna.

Os pronomes de tratamento só podem ser abreviados a partir da segunda vez que aparecem no texto, exceto nas correspondências dirigidas a chefes de poder , caso em que não poderão ser abreviados.

Exemplo:

 

Atenção:

 

Correio Eletrônico

Definição e finalidade

O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos.

Forma e Estrutura

Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial (A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais).

O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente.

Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo.

Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento.

Valor Documental

Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, i. é, para que possa ser aceito como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

 

 

 

Data:

Em um memorando expedido no primeiro dia do mês de fevereiro do corrente ano, a forma correta de indicar a data seria “Em 1.º de fevereiro de 2012”.

Em um memorando expedido no primeiro dia do mês de fevereiro do corrente ano, a forma correta de indicar a data seria “Em 1.º de fevereiro de 2012”.- correto- as formas “num, no, na, nos, nas etc” devem ser evitadas, usando-se “em um, em o, etc.”

No Memorando, não é necessária a especificação do Local, uma vez que memorando é para circulando interna entre departamentos de um mesmo órgão.

·         Ofício: Brasília, 1º de fevereiro de 2012.

·         Aviso: Brasília, 1º de fevereiro de 2012.

·         Memorando: Em 1º de fevereiro de 2012.

O primeiro dia do mês é o único que se expressa desta forma: 1.º

 

 

De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República de 2012, devem ser tratados por Vossa Excelência:

·         Juízes: SIM

·         Ministros de Estado: SIM

·         Procuradores: NÃO – Usa-se Vossa Senhoria mesmo.

·         Reitores: NÃO – Usa-se Vossa Magnificência, tratamento empregado por força de tradição em comunicações dirigidas aos reitores de universidades.

 

O aviso é documento emitido por ministro de Estado para destinatário de mesma hierarquia e segue o modelo do padrão ofício.

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